BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
(Jogianto:1990, hal 1)
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. (Jogianto:1990, hal 2)
Sedangkan menurut Mc. Leod mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem merupakan kumpulan dari elemen – elemen (orang, perangkat keras, informasi, dan lain – lain) yang diorganisasikan untuk mencapaitujuan tertentu”. (Al-Bahra Bin Ladjamudin:2005, hal 3)
Dari penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen – komponen atau elemen – elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atas sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
a. Mempunyai komponen-komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan.
b. Mempunyai batasan sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan luar sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem.
d. Penghubung sistem (Interface)
Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
e. Mempunyai masukan sistem (Input)
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem.
f. Keluaran sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil pengolahan yang diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
g. Mempunyai pengolahan (Proces)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Mempunyai sasaran dan tujuan (Goal)
Suatu sistem harus mempunyai sasaran atau tujuan yang pasti, karena jika tidak memiliki sasaran, maka sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
(Al-Bahra Bin Ladjamudin:2005, hal 4)
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide - ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang hubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. (Al-Bahra Bin Ladjamudin:2005, hal 6)
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogiyanto mendefinisikan informasi sebagai berikut :
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.” (Jogiyanto:1990, hal 28)
Sedangkan menurut Gordon B.Davis mendefinisikan informasi sebagai berikut :
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan lebih berguna bagi yang menerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa yang akan datang”. (Al-Bahra Bin Ladjamudin:2005, hal 8)
Dari penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat bagi penerimanya untuk proses pengambilan keputusan.
2.2.1 Siklus Informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, maka perlu dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1 Siklus Informasi
Sumber : Al-Bahra Bin Ladjamudin :2005, hal 4
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Berikut penjelasan tentang kualitas informasi adalah sebagai berikut :
a) Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan, tidak menyesatkan, harus jelas mencerminkan maksudnya.
b) Tepat waktu
Informasi yang dating pada si penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal bagi organisasi.
c) Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat & bernilai untuk pemakainya, suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya pendapatan. (Tata Sutabri:2005,hal 35)
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi
“ Sistem Informasi adalah sustu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operas,i bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan”.
(Tata Sutabri:2005,hal 42)
“Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan”.
(al-Bahra Bin Ladjamudin: 2005,hal 13)
Dari penjelasan diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem-subsistem atau komponen-komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai satu tujuan tertentu yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin menyebutkan bahwa komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
- Hardware dan Software yang berfungsi sebagai mesin
- People dan procedure yang merupakan manusia dan tatacara menggunakan mesin
- Data merupakan jembatan penghubung antara manusia agar terjadi suatu proses pengolahan data
Gambar 2.2
Sumber : Al-Bahra Bin Ladjamudin: 2005, hal 15
2.4 Metode Pengembangan Sistem
Prototyping adalah proses menghasilkan sebuah prototype. Prototype itu sendiri merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat dievaluasi oleh pemakai. Selain itu, prototype membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah.
Tahapan – tahapan yang dilakukan dalam pengembangan sistem menggunakan prototipe adalah sebagai berikut :
1) Identifikasi kebutuhan pemakai
Pada tahap awal ini pengembang dan pemakai sistem bertemu, kemudian pemakai sistem menjelaskan tentang kebutuhan sistem kepada pengembang.
2) Membangun prototipe
Pengembang mulai membuat prototipe sesuai dengan kebutuhan sistem yang diminta oleh pemakai sistem .
3) Menguji prototipe
Pemakai sistem menguji dan menggunakan prototipe kemudian memberikan masukan apabila pemakai sistem masih menemukan beberapa hal yang kurang sesuai dengan kebutuhan sistem.
4) Memperbaiki prototipe
Pengembang melakukan modifikasi terhadap sistem yang telah dibuat sebelumnya berdasarkan keinginan dan masukan dari pemakai sistem.
5) Mengembangkan versi produksi
Pengembang merampungkan sistem sesuai dengan keinginan & masukan terakhir dari pemakai sistem, jika prototipe sudah lengkap dan sesuai dengan keinginan pemakai sistem, maka proses iterasi dihentikan.
(Abdul Kadir: 2003, hal 417)
Adapun kelebihan dan kekurangan menggunakan metode prototype dalam proses pengembangan sistem adalah sebagai berikut :
- Kelebihan Prototype
Kelebihan dari penggunaan metode prototype dapat mempersingkat waktu pengembangan dan memperkecil kesalahan disebabkan pada setiap tahap prototype, kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai.
- Kekurangan Prototype
Kekurangan dari penggunaan metode prototype yaitu prototype hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh-sungguh dalam menyediakan waktu untuk menggarap prototype. (Abdl Kadir: 2003, hal 418)
2.5 Analisis dan Perancangan Terstruktur
Analisis dan perancangan program secara terstruktur adalah dengan menggunakan :
2.5.1 Perancangan Sistem
Tahapan dari perancangan sistem yaitu dengan menggunakan :
1. Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level
Tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
2. DFD (Data Flow Diagram
DFD merupakan model dari sistem yang menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil, keuntungan untuk memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
Dibawah ini beberapa elemen dasar dalam DFD yaitu sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar (external entity)
Sesuatu yang berada di luar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem. Kesatuan luar ini disimbolkan dengan suatu kotak.
2. Arus data (data flow)
Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi yang digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir.
3. Proses (Process)
Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data masuk menjadi data keluar.
4. Simpanan data (data store)
Simpanan merupakan tempat penyimpanan data yang ada dalam sistem. Dapat disimbolkan dengan sepasang dua garis sejajar.
(Al-Bahra Bin Ladjamudin: 2005, hal 67)
3. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data dari DFD, arus data di DFD sifatnya adalah global hanya ditunjukan nama arus datanya saja.
Dalam kamus data memuat hal berikut :
a. Nama arus data
b. Alias
c. Bentuk
d. Aliran data
e. Penjelasan
(Al-bahra Bin Ladjamudin: 2005, hal 70)
4. Flowmap(Bagan Alur)
Flowmap adalah bagan alur yang menunjukan arus data laporan dan formulir dalam suatu sistem. Bagan alur dokumen ini menggunakan simbol-simbol tang sama dengan yang digunakan dalam bagan alir sistem.
(Jogitanto: 1990, hal 800)
2.5.2 Perancangan Basis Data
Menurut Fabbri dan Schwab mendefinisikan Basis data sebagai berikut :
Basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. (Abdul Kadir: 2000, hal 9)
Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data adalah :
1. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi
(Al-Bahra Bin Ladjamudin: 2005, hal 169)
2. ERD
Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan ERD adalah notasi garafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. (Al-Bahra Bin Ladjamudin: 2005, hal 169)
Elemen-elemen diagram hubungan entitas yaitu sebagai berikut :
1) Entitas (Entity)
Pada ERD entitas digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entitas adalah sesuatu apa saja yang ada dalam sistem. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama yaitu orang, benda, lokasi, kejadian.
2) Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada ERD relasi digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat.
3) Atribut
Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas. Atribut adalah sesuatu yang menjelaskan mengenai entitas.
4) Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi sebagai berikut :
a. One to One
Tingkat hubungan in menunjukan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
b. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu, tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.
c. Many to Many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dari sisi yang kedua.
3. Relasi Tabel
Relasi tabel adalah gambaran tentang hubungan yang terjadi antar tebel-tebel yang akan digunakan dalam program aplikasi, pemecahan dari flat file yang menurut teknik normalisasi sehingga pemecahan tersebut memiliki sebuah kunci yang menghubungkan relasi datanya.
2.6 Perangkat Lunak Pendukung
Dalam pembuatan suatu sistem yang baik dibutuhkan perangkat lunak pendukung yang baik pula, dalam hal ini penulis menggunakan software pendukung diantaranya Microsoft Access untuk databasenya dan Visual basic untuk bahasa pemrogramannya.
2.6.1 Sekilas tentang Visual Basic
Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991. Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object.
2.6.2 Sekilas Tentang Microsoft Access
Microsoft Access merupakan salah satu software database yang berjalan dibawah sistem Windows. Dengan Microsoft access dapat merancang, membuat, mengelola, database ini lebih mudah dipakai, fleksibel, mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office Xp lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik.
2.7 Pengertian Perpustakaan
Menurut kamus “ The Oxford English Dictionary “, kata “library” atau perpustakaan mulai digunakan dalam bahasa Inggris tahun 1374, yang berarti sebagai suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan.
Pengertian perpustakaan ini pada abad ke-19 berkembang menjadi suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh masyarakat. Dalam perkembangannya lebih lanjut, penegertian perpustakaan memperoleh penghargaan lebih tinggi, bukan sekedar suatu gedung yang berisi koleksi buku yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. Akan tetapi pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, serta pusat dokumentasi. Dalam pengertian yang mutakhir, seperti yang tercantum dalam Keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
2.7.1 Pengertian Perpustakaan Sekolah
Adapun pengertian perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan tanggung jawabnya kepada kepala/pimpinan sekolah yang melayani aktivitas akademika sekolah yang bersangkutan.
2.7.1.1 Fungsi Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, mempunyai fungsi sebagai :
a. Pusat kegiatan belajar mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah.
b. Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan krestivitas dan imajinasinya.
c. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan)
2.7.2 Pengertian Peminjaman
Peminjaman merupakan proses dimana anggota meminjam buku-buku untuk dibaca dirumah dengan batas waktu yang telah ditentukan.
Bagian peminjaman pada sebuah perpustakaan merupakan tempat melayani anggota yang meminjam buku-buku untuk dibaca dirumah, bagian ini disebut juga bagian sirkulasi.
2.7.3 Pengertian Pengembalian
Pengembalian merupakan proses dimana anggota harus mengembalikan buku-buku yang telah dipinjamnya dalam batas waktu yang telah ditentukan.
Bagian pengembalian pada sebuah perpustakaan merupakan tempat melayani anggota yang akan mengembalikan buku-buku yang telah dipinjamnya, bagian ini disebut juga bagian sirkulasi.
2.7.4 Pengertian Buku
Buku dalam arti luas adalah semua tulisan dan gambar yang tertulis dan dilukis di atas lembaran kertas dengan bentuk dijilid muka belakang dengan karton, kertas, atau plastic.
